在一般的社交信中,信内收信人的地址通常省略,但是在公务信函中不能。将收信人的姓名、地址等写在信头日期下方的左角上,要求与对信头的要求一样,不必再写日期。
正文通常以问候语开头。问候是一种文明礼貌行为,也是对收信人的一种礼节,体现写信人对收信人的关心。问候语最常见的是“您好!”“近好!”依时令节气不同,也常有所变化,如“新年好!”“春节愉快!”问候语写在称呼下一行,前面空两格,常自成一段。
问候语之后,常有几句启始语。如“久未见面,别来无恙。”“近来一切可好?”“久未通信,甚念!”之类。问候语要注意简洁、得体。
接下来便是正文的主要部分——主体文,即写信人要说的话。它可以是禀启、复答、劝谕、抒怀、辞谢、致贺、请托、慰唁,也可以是叙情说理、辩驳论证等。这一部分,动笔之前,就应该成竹在胸,明白写信的主旨,做到有条有理、层次分明。若是信中同时要谈几件事,更要注意主次分明,有头有尾,详略得当,最好是一件事一段落,不要混为一谈。
一封信写完了,突然又想起遗漏的事情,这时用P.S.表示,再写上遗漏的话即可,要长话短说。通常在信末签名下面几行的左方,应于正文齐头。
注意:在正式的信函中,应避免使用附言。
正文写完后,都要写上表示敬意、祝愿或勉励的话,作为书信的结尾。习惯上,它被称做祝颂语或致敬语,这是对收信人的一种礼貌。祝愿的话可因人、因具体情况选用适当的词,不要乱用。(可参见下节《常用书信用语》的“祝颂语”。
结尾的习惯写法有两种:
(1在正文写完之后,转一行空两格写“此致”,再换一行写“敬礼”。
(2不写“此致”,只是另起一行空两格写“敬礼”、“安好”、“健康”、“平安”等词。
(3也可以写“平平安安”“天天开心”等词语。
商务英语书信(Business or Commercial English Correspondence)是指交易时所使用的通信,英语书信格式与称谓的差异。在美国,常用Business writing,它包括书信、电报、电话、电传、报告书、明信片等。英语和美语在书信体例方面存在着一定的差异,比如信头和称呼、书信格式、遣词、结尾客套语等均有所不同。
英国书信保守,美国书信有活力。
英国书信较为保守,许多英国人喜欢用老式书信体,用词较为正式刻板,而美国书信语言非常生气、有活力,格式也较为简便。因此当我们写信的对象是英国或其旧殖民地国家时,要使用标准式英语Queens English;如果写信的对象是美国或美国势力范围的地区时,就要用美国英语。当然,英国式的语言文化近年来也有变化,但总体来说,两者间的差异是很明显的。
亲爱的xx: 你好!......(此处写问候语
xxxxxxxxxxxxxxxx.........................
..........................................
...........................................
..................................
此致
敬礼!
你的xx:xxx
x年x月x日
①称呼:顶格,有的还可以加上一定的限定、修饰词,如亲爱的等。
②问候语:如写“你好”、“近来身体是否安康”等。独立成段,不可直接接下文。否则,就会违反构段意义单一的要求,变成多义段了。
③正文。这是信的主体,可以分为若干段来书写。
④祝颂语。以最一般的“此致”、“敬礼”为例。“此致”可以有两种正确的位置来进行书写,一是紧接着主体正文之后,不另起段,不加标点;二是在正文之下另起一行空两格书写。“敬礼”写在“此致”的下一行,顶格书写。后应该加上一个惊叹号,以表示祝颂的诚意和强度。 称呼和祝颂语后半部分的顶格,是对收信人的一种尊重。是古代书信“抬头”传统的延续。古人书信为竖写,行文涉及对方收信人姓名或称呼,为了表示尊重,不论书写到何处,都要把对方的姓名或称呼提到下一行的顶头书写。它的基本做法,为现代书信所吸收。
⑤具名和日期。写信人的姓名或名字,写在祝颂语下方空一至二行的右侧。最好还要在写信人姓名之前写上与收信人的关系,如儿×××、父×××、你的朋友×××等。再下一行写日期。 如果忘了写某事,则可以在日期下空一行、再空两格写上“又附”,再另起行书写未尽事宜。
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