1、信封。
左上方填写邮编及收信人地址;
信封中间居中写收信人姓名,加上称呼。它可以是写信人对收信人的称呼,也可以是邮递员对收信人的称呼。后者为王力先生的观点,实际上邮递员只认为是写信人对收信人的称呼。收信人后面没有称呼是不礼貌的,属于格式上的错误。
信封右下方为寄信人地址及邮编。
2、正文。
(1)称呼。
顶格,有的还可以加上一定的限定、修饰词,如亲爱的等。
(2)问候语。
如写“你好”、“近来身体是否安康”等。独立成段,不可直接接下文。
(3)正文。
这是信的主体,可以分为若干段来书写。
(4)祝颂语。
以最一般的“此致”、“敬礼”为例。“此致”可以有两种正确的位置来进行书写,一是紧接着主体正文之后,不另起段,不加标点;二是在正文之下另起一行空两格书写。“敬礼”写在“此致”的下一行,顶格书写。后应该加上一个惊叹号,以表示祝颂的诚意和强度。
称呼和祝颂语后半部分的顶格,是对收信人的一种尊重。是古代书信“抬头”传统的延续。古人书信为竖写,行文涉及对方收信人姓名或称呼,为了表示尊重,不论书写到何处,都要把对方的姓名或称呼提到下一行的顶头书写。它的基本做法,为现代书信所吸收。
(5)具名和日期。
写信人的姓名或名字,写在祝颂语下方空一至二行的右侧。最好还要在写信人姓名之前写上与收信人的关系,如儿×××、父×××、你的朋友×××等。再下一行写日期。
如果忘了写某事,则可以在日期下空一行、再空两格写上“又附”,再另起行书写未尽事宜。
用以注明写完信的时间,写在署名之后或下边。有时写信人还加上自己的所在的地点,尤其是在旅途中写的信,更应如此。
在书信最后一行,署上写信人的姓名。署名应写在正文结尾后的右方空半行的地方。
如果是写给的亲属、朋友,可加上自己的称呼,如儿、弟、兄、侄等,后边写名字,不必写姓。
如果是写给组织的信,一定要把姓与名全部写上。
而在署名之后,有时还视情加上“恭呈”、“谨上”、“敬上”等,以示尊敬。上述自称,都要和信首的称谓相互吻合。
写完信之后,在信的右下角写上发信人的姓名叫做署名。在署名的前面一般还要加上合适的称谓,如“同学”、“好友”,“弟”“妹”等。
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