写一封信,先要把收信人的称呼顶格写在第一行,然后,再在后面加上冒号,表示下面有话要说。
正文通常以问候语开头。问候是一种文明礼貌行为,也是对收信人的一种礼节,体现写信人对收信人的关心。问候语最常见的是“您好!”“近好!”依时令节气不同,也常有所变化,如“新年好!”“春节愉快!”问候语写在称呼下一行,前面空两格,常自成一段。
问候语之后,常有几句启始语。如“久未见面,别来无恙。”“近来一切可好?”“久未通信,甚念!”之类。问候语要注意简洁、得体。
接下来便是正文的主要部分——主体文,即写信人要说的话。它可以是禀启、复答、劝谕、抒怀、辞谢、致贺、请托、慰唁,也可以是叙情说理、辩驳论证等。这一部分,动笔之前,就应该成竹在胸,明白写信的主旨,做到有条有理、层次分明。若是信中同时要谈几件事,更要注意主次分明,有头有尾,详略得当,最好是一件事一段落,不要混为一谈。
结尾
正文写完后,都要写上表示敬意、祝愿或勉励的话,作为书信的结尾。习惯上,它被称做祝颂语或致敬语,这是对收信人的一种礼貌。祝愿的话可因人、因具体情况选用适当的词,不要乱用。(可参见下节《常用书信用语》的“祝颂语”。)
结尾的习惯写法有两种:
(1)在正文写完之后,转一行空两格写“此致”,再换一行写“敬礼”。
(2)不写“此致”,只是另起一行空两格写“敬礼”、“安好”、“健康”、“平安”等词。
(3)也可以写“平平安安”“天天开心”等词语。
(1)称呼。把对收信人的称呼写在第一行,顶格。后面加上冒号,表示下面有话要说。怎样称呼,要根据写信人和收信人的关系而定,一般说,当面怎样称呼,信上就怎样称呼。有时可以在称呼前面加敬爱的亲爱的这样的词语。
(2)正文。这是信的主要部分。写信人要说的话,都写在这部分。正文的开头空两格,通常是先写问候的话,如,您好!你身体好吗?如果写的是回信,可以写×月×日的来信已收到等内容。如果来信中提出一些问题或要求代办的事,可以先把问题回答清楚,或者把代办事情的结果告诉对方,然后再写自己想说的话。如果说的事情多,就应该分段写,写完一件,再写一件。每段起行空两格,转行顶格。
(3)结尾。正文完了,结尾应写上致敬或祝福的话,如,此致敬礼祝你健康。结尾的写法,根据对象而定。如果给长辈写信,可以写敬祝近安敬祝健康;如果给平辈写信,可以写祝你健康祝你工作顺利;如果给晚辈写信,可以写祝你进步望你努力学习。其中,此致祝你等字眼,应紧接正文之后,或单独占一行,空两格写;敬礼健康工作顺利等字眼,要另起一行顶格写。
(4)署名。结尾写完后,在信的右下方写上写信人的名字。可以带姓,也可以不带姓(熟悉的人可以不写姓)。有时可以在名字前面加上称谓,如弟、儿、侄、妹。如果加称谓,一般不带姓。如果是给单位或组织写信,姓名要写齐全。
(5)日期。日期可以写在署名的后面,也可以另起一行写。
如果在信里问候别人,一般在署名和日期之后,另起一行,写上请代向××问好!××并此问好!
如果信已经写好,但是还有一些话没有说完,可以写在信的后面。先写一个附字,后面加上冒号,写完补充的话以后,再加上又及二字,又及后面加句号。
信封的格式:
(1)在信封的第一行写收信人的地址。字迹要工整,地名要详细。写地名要由省、市、县,一直写到区、街和门牌号码。如果是给农村写信,还要写上乡名和村名。信封的左上角画着六个方格,应在里面填上收信人的邮政编码。
(2)在信封的第二行中间写收信人的姓名。可以根据收信人的身份,在名字后面写同志收或先生(女士)收等,此处应避免写称谓,如,不宜写爷爷收。
(3)在信封的第三行写上寄信人的地址和姓名。信封的右下角有六个小方格,应在这里填上寄信人的邮政编码。信件万一出现投递困难的情况,邮局可以凭借这些信息,迅速地把信退还给寄信人。
(4)信封正面距右边55毫米至160毫米、距底边20毫米以下的区域是条码打印区,不要在这个区域里写字或署名,以免影响投递。
(5)信封上的字不能用铅笔写,以防模糊不清;更不能用红笔写,因为这是不礼貌的行为。
(6)托人转交的信,在信封上要写面交烦交等字样,在信封第三行的后半行上,写×××托或×××拜托就可以了。
亲爱的伙伴:
你们好!
5月12日是国殇,是让你们失去家园,失去家人的日子。昨日美丽的汶川就在这短短的3分钟间,移为平地。看着一堆又一堆的废墟,不禁令人潸然泪下。但是这天灾打不垮我们,因为此时此刻,13亿人民心手合一,铸造了一股无比坚定的意志力。孩子们,请不要哭泣!你们失去了家人,我们就是相亲相爱的一家人;你们失去了家园,我们一起重建;你们遇到了困难,我们一起克服……天黑过后便是黎明;乌云散去便是晴天;大雨过后便见彩虹……我们有理由相信:明天会更好!一切都会过去的!振作起来,我们13亿中国人民永远支持者你们,我们是你的坚强后墩。你们痛,我们有同样的痛。你们的忧伤让我们来扛!
请你们一定要顶住!因为我们全国上下都没有忘记你们,反而日夜记挂着你们。我们学校也举行了捐款活动。当看到一份份爱心落入捐款箱,我便觉得又多了一线希望。我心里期盼着,期盼着我们的善款可以快点抵达灾区,可以救援更多的灾民。
请你们一定要好好学习!因为我们都不希望这次地震摧毁了你们的前程,在你心灵蒙上阴影。虽然我们不可以改变事实,倒流时间,但是我们可以告诉苍天:“你并没有打垮我们,我们不认输”!
请你们一定要记住世界上最可爱的`人——赶赴在最前线的同胞。是他们让你们重见天日,是他们让你们重获生的希望,是他们让你们有活下去的信心……让我们在这里为他们深深地鞠上一躬,以表微不足道的谢意。
中国,我们祝福你!涓涓细流终汇成大海,拳拳爱心终融化坚冰。坚强一点,我们不可以改变命运,但我们可以不向命运地头;我们不可以阻止天灾降临,但我们可以不向天灾屈服……我们13亿人民在不同的地方用不同的语言喊出同一个心声:“中国加油”!
祝:
早日住入新居!
身体健康!
用以注明写完信的时间,写在署名之后或下边。有时写信人还加上自己的所在的地点,尤其是在旅途中写的信,更应如此。
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