书信要用黑毛笔、或蓝色水笔、圆珠笔、钢笔写。不能用铅笔,以防模糊不清。也不能用红笔写,这会让对方以为是绝交信。信纸要用专门信纸或稿纸。
(1)称呼、问候用语及信中语气、措词要符合写信人的身份。
(2)要考虑收信人的文化水平及经历,使收信人看得懂信。
(3)要抓住重点,力求写得充实、圆满、简短。
首先,要写得清楚明白,使对方一看就懂。写信是单方面谈话,不像当面拉家常那样,对方听不懂时,还可以解释说明,直至弄懂为止。因此,写信时,要告诉对方什么事情,要求对方办什么事情,或者回答对方什么问题,都要写得清楚明白,一目了然。要做到这一点,其实并不难。这就是:仍照日常说话一样,话怎么说,信就怎么写,朴实无华,本色本香。如果装模作样,堆炮辞藻,反而会显得不亲切,不诚恳,影响双方感情的交流;甚或因咬文嚼字,弄巧成拙,闹出笑话。
其次,要写得简洁利索,使对方一看就能抓住要领。本来么,书信的目的是最为明确的,或是相互问好,或是交流思想,或是传递信息,或是研讨问题,或是有事相托,等等。写信时,若不兜圈子,不说车轱辘话,而是开门见山,直抒胸臆,自然就会收到句无虚发,经济明快的效果。而且这种书信,自己写起来,一定是得心应手;对方一看也准能心领神会。如果信的内容,涉及面广,谈的问题也较多,像交流思想、研讨问题等,那么就要和写文章一样,动笔之前,要想好先写什么,后写什么,并做出通篇的安排与布局,切不可语无伦次,信笔写来。
再次,要写得优美得体,使对方一看就深感真挚可亲。书信多是亲朋或同志之间的谈话。因此,书信的语言除简洁利索之外,还要注意道德风尚,讲究文明礼貌,能够通过书信的往来,反映出我国人民的精神面貌和整个社会风貌来。这就要求我们在写信时所用的语言、语气要视不同对象、用途和内容而异。就对象而言,对长辈要谦恭,对平辈要尊重,对晚辈也要避免用教训的口吻,即使对犯有错误的人,也只能以理服人,而不能盛气凌人,更不能出口伤人。就内容而言,表示问候,要亲切热情;报喜祝贺,要热烈欢快;研讨问题,要心平气和;请教求助,要谦虚诚恳;规劝教育,要以心换心,喻之以理,等等。同时,还要注意称呼、问候和致敬语的选用。
最后,还想谈谈写字的问题。字是书信这一特殊交际工具的辅助性的工具。字写得正确工整与否,必直接关系到这封信能否发挥其交际效能。写信应该用行书,也可以用楷书,一般情况下不提倡用草书,更不应该龙飞凤舞,笔走龙蛇,潦草得叫人辨认不出是什么字来,以致耽误了事情。我国有个优良传统,给别人写信,特别是给长辈写信,必须每个字都写得端端正正,工工整整,否则不够礼貌。有时写得匆忙,字写得不够规矩,还要在最后写上一句:“草草不恭。敬希原宥!”我们应该继承并发扬这一优良传统。
另外,不少的书信,往往是一气呵成。这就很有必要在写完之后,逐字逐句地再检查一遍,看是否由于遗字掉句,或由于写了错别字,而使语意有不够清楚的地方。
正文一般分为连接语、主体文、总括语三个部分。每一个部分开头都应另起一行,空两格落笔。
亲爱的伙伴:
你们好!
5月12日是国殇,是让你们失去家园,失去家人的日子。昨日美丽的汶川就在这短短的3分钟间,移为平地。看着一堆又一堆的废墟,不禁令人潸然泪下。但是这天灾打不垮我们,因为此时此刻,13亿人民心手合一,铸造了一股无比坚定的意志力。孩子们,请不要哭泣!你们失去了家人,我们就是相亲相爱的一家人;你们失去了家园,我们一起重建;你们遇到了困难,我们一起克服……天黑过后便是黎明;乌云散去便是晴天;大雨过后便见彩虹……我们有理由相信:明天会更好!一切都会过去的!振作起来,我们13亿中国人民永远支持者你们,我们是你的坚强后墩。你们痛,我们有同样的痛。你们的忧伤让我们来扛!
请你们一定要顶住!因为我们全国上下都没有忘记你们,反而日夜记挂着你们。我们学校也举行了捐款活动。当看到一份份爱心落入捐款箱,我便觉得又多了一线希望。我心里期盼着,期盼着我们的善款可以快点抵达灾区,可以救援更多的灾民。
请你们一定要好好学习!因为我们都不希望这次地震摧毁了你们的前程,在你心灵蒙上阴影。虽然我们不可以改变事实,倒流时间,但是我们可以告诉苍天:“你并没有打垮我们,我们不认输”!
请你们一定要记住世界上最可爱的`人——赶赴在最前线的同胞。是他们让你们重见天日,是他们让你们重获生的希望,是他们让你们有活下去的信心……让我们在这里为他们深深地鞠上一躬,以表微不足道的谢意。
中国,我们祝福你!涓涓细流终汇成大海,拳拳爱心终融化坚冰。坚强一点,我们不可以改变命运,但我们可以不向命运地头;我们不可以阻止天灾降临,但我们可以不向天灾屈服……我们13亿人民在不同的地方用不同的语言喊出同一个心声:“中国加油”!
祝:
早日住入新居!
身体健康!
①称呼:顶格,有的还可以加上一定的限定、修饰词,如亲爱的等。
②问候语:如写“你好”、“近来身体是否安康”等,可以接正文。(不过很少。)
③正文。这是信的主体,可以分为若干段来书写。
④祝颂语。以最一般的“此致”、“敬礼”为例。“此致”可以有两种正确的位置来进行书写,一是紧接着主体正文之后,不另起段,不加标点;二是在正文之下另起一行空两格书写。“敬礼”写在“此致”的下一行,顶格书写。后应该加上一个惊叹号,以表示祝颂的诚意和强度。
称呼和祝颂语后半部分的顶格,是对收信人的一种尊重。是古代书信“抬头”传统的延续。古人书信为竖写,行文涉及对方收信人姓名或称呼,为了表示尊重,不论书写到何处,都要把对方的姓名或称呼提到下一行的顶头书写。它的基本做法,为现代书信所吸收。
⑤署名和日期。写信人的姓名或名字,写在祝颂语下方空一至二行的右侧。最好还要在写信人姓名之前写上与收信人的关系,如儿×××、父×××、你的朋友×××等。在下一行写日期。
如果忘了写某事,则可以在日期下空一行、再空两格写上“又附”,再另起一行书写未尽事情。
书信历史悠久,其格式也几经变化。今天,按通行的习惯,书信格式主要包括五个部分:称呼、正文、结尾、署名和日期。
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