不同的事务信函要达到的目的各不相同,例如求职信、拒聘信、
询问信、投诉信等等。事务信函书写的好坏关系到事务洽谈的成败。因此,写事务信函时,要具有高超的驾驭语言的.能力,按固定格式写。
事务信函的格式由八个部分构成:
发信人公司名称和地址(信头);收信人公司名称和地址(信内地址);称呼;信体;结束语;落款;发文编号;附言.
● 信头包括发信人所在单位的名称、地址、邮政编码、电话、电传、电子邮件信箱及发信日期,写在信纸的右上方。
● 信内地址包括收信人所在单位的名称或收信人的地址,必须同左边的空白处取齐,与信头间隔二行至四行的距离为佳。
● 书信开头客气称呼的方式取决于写信人与收信人之间的关系。规范的称呼通常是:Dear Sir, Dear Madam, Dear Mr. Smith, Dear Miss Green, Dear Mrs. Brown, Dear Ms. Jane,Gentlemen。
● 信的主体可由一段或多段组成,全从左边空白处写起或缩行二个字母至四个字母的距离。
● 常用的书信结尾有:Yours truly, Yours sincerely, Yours cordially, Yours respectfully。
● 贸易关系用:Yours truly, Yours sincerely
写信人对收信人的谦称即客套语.结束语在正文下两三行的位置.大都从信纸中间写起.第一个字母要大写,末尾用逗号.在非正式的社交信中常用Yours sincerely.若收信人是亲密朋友,可用Yours, Yours truly, Sincerely等.
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