正文通常以问候语开头。问候是一种文明礼貌行为,也是对收信人的一种礼节,体现写信人对收信人的关心。问候语最常见的是“您好!”“近好!”依时令节气不同,也常有所变化,如“新年好!”“春节愉快!”问候语写在称呼下一行,前面空两格,常自成一段。
问候语之后,常有几句启始语。如“久未见面,别来无恙。”“近来一切可好?”“久未通信,甚念!”之类。问候语要注意简洁、得体。
接下来便是正文的主要部分——主体文,即写信人要说的话。它可以是禀启、复答、劝谕、抒怀、辞谢、致贺、请托、慰唁,也可以是叙情说理、辩驳论证等。这一部分,动笔之前,就应该成竹在胸,明白写信的主旨,做到有条有理、层次分明。若是信中同时要谈几件事,更要注意主次分明,有头有尾,详略得当,最好是一件事一段落,不要混为一谈。
结尾
正文写完后,都要写上表示敬意、祝愿或勉励的话,作为书信的结尾。习惯上,它被称做祝颂语或致敬语,这是对收信人的一种礼貌。祝愿的话可因人、因具体情况选用适当的词,不要乱用。(可参见下节《常用书信用语》的“祝颂语”。)
结尾的习惯写法有两种:
(1)在正文写完之后,转一行空两格写“此致”,再换一行写“敬礼”。
(2)不写“此致”,只是另起一行空两格写“敬礼”、“安好”、“健康”、“平安”等词。
(3)也可以写“平平安安”“天天开心”等词语。
写一封信,先要把收信人的称呼顶格写在第一行,然后,再在后面加上冒号,表示下面有话要说。
我国实行对外开放以来,对外贸易得到迅速发展。WTO的成功加入,使我国的对外贸易事业有了突破和发展。作为对外贸易中的一种基本的通讯联络方式,商务英语书信也得到广泛应用。对于外贸专业的学生以及从事对外贸易的工作者来说,熟练掌握商务英语书信的格式与结构并加以应用,是不可或缺的一项技能。
商务英语书信有自己独特的格式与结构。虽然现在的人们喜欢标新立异,喜欢以一种更随意、更友好的方式进行交往,但是,为了避免寄信方和收信方之间由于格式、结构的不统一而引起的混乱,以及由此而带来的查找不便、使双方花费不必要的时间,所以,最安全、最有效的方法就是遵循国际上常用的、约定俗成的格式与结构。一旦选定一种格式与结构,最好是坚持使用,不能想改就改,想换就换,否则就会给对方一种不稳定、不踏实的感觉,会引起一些意想不到的麻烦,有可能最后导致交易的失败。
一般来说,现在使用的商务英语书信的格式主要有两种:传统的缩头式(the conventionalindented form 和现代的齐头式(the modern blocked form 。
根据英国传统做法,缩头式要在信文每一段缩进五或六个字母的空间,有时可能会缩进更多。现在,齐头式在商务英语书信中使用得非常普遍。它的突出特点就是所有信的内容都从信纸的左边开始,段落与段落之间要比缩头式多空出两到三行,以便于区分。这种格式被称作齐头式(the fullblocked form 。但是,有时把日期放在信纸的左边会给查找带来不便,所以,人们使用了一种改良的齐头式(the modifiedblocked form ,即把日期放在右边,而把其他内容放在左边。
一般来说,我们通常使用单行距来布局一封信,这会使我们所写的信有一种紧凑感,但有些人在写短信的时候,更喜欢用双行距。
根据个人或公司的喜好,可以选择使用齐头式或缩头式。但不论选择哪一种格式,一般商务英语书信的结构都包括以下几部分内容:
(1 信头(the letter - head
(2 案号和日期(the reference and date
(3 封内名称和地址(the inside name and address
(4 开头称呼语(the salutation
(5 信文(the message or the body of the letter
(6 结尾敬语(the complimentary close
(7 写信人签名或签署(the writer’s signature and designation
(8 注意事项(the attention line
(9 事由、标题(the subject line
(10 经办人代号(the reference notation
(11 附件(the enclosure
(12 抄送(the carbon copy notation
(13 附言(the postscript
在商务英语书信中,上述每一部分内容都有自己固定的位置,包含自己独特的内容,它们是不能随意互换的。
信头所包含的是写信人的基本情况,包括他的姓名、地址、电话号码、电传号码以及传真号码甚至E - mail 地址。信头在信纸的最上方,有的公司把信头直接印在所使用的信纸上。质量优良的信纸以及一个整洁、匀称的信头,可以展示一个公司的风采,增强公司的信誉。
案号是写信时所给的、以便查询的字母或数字。经常以“Our ref”和“Your ref”来区分。它的位置一般是在信头的右边。而日期在信头以下三行或四行,不管是齐头式还是缩头式,一般把日期放在右端,这可起到行尾的作用,使信看上去更整齐。在商务英语书信中,日期一定要写全,不能用数字的形式,因为美国和英国的日期标示法是不同的。英国的日期标示法是“24thMarch. 2002”, 而美国的日期标示法则是“March24 ,2002”。月、日的后面用逗号,年份后面不用标点。
封内名称和地址即收信人的名称和地址,要放在信纸的左上方,在日期以下三行或更多行,这可根据信的长短来定。
封内名称和地址要用齐头式,紧靠信纸的左边,这样会使信看上去整齐。
开头称呼语是写信人开始信文的礼貌用语,一般商务英语书信中多用Dear Sir , Dear Sirs 或Gentlemen ,并且独立成行,在封内名称和地址以下三行。在Dear Sir 或Dear Sirs 后面用逗号,而在Gentlemen 后面用冒号。
信文是实质性的内容,信文的书写要求是简洁、清晰、礼貌;语法正确,切中要点;段落划分明确,每段集中于一个话题;打印准确,布局要有艺术性,使你的信件看上去赏心悦目。尤其注意页边空栏,它是信文的框架。信文多用单行距,有些短信可用双行距。
结尾敬语是信件结束时的一种礼貌用语。它只是一种礼貌用语,在信中没有实际意义,传统使之成为必须,并已成为习惯,所以一直沿用至今。传统的结尾敬语有: Yours faithfully , Yours truly(多用于美国 等,也有人用倒装的Faithfullyyours , Truly yours 等。结尾敬语必须和信文紧连一起,不能分开,更不能把它单独放到另一页。如遇此种情况,则信件必须重新安排、打印。
签署是写信人或其所代表公司的名称或标记。公司名称可以打印,而主管人签名则必须是手写,两者都不可用印章代替。这部分在结尾敬语以下三行,大约留出五行或更多的空间。
注意事项的习惯用语是:For the attention of 或简单的Attention ,下面一般要加上横线。当信件是写给特定的人或主办部门时,则用此用语。它在开头称呼语以上两行。除齐头式外,可放在信文以上中间。
事由或标题在开头称呼语以下两行,下加横线,除齐头式外,一般放在信文以上中间。经常是用一词或简单的几个词来表示信文的.主题,让收信人先对所谈内容有所了解。
经办人代号在签署以下两行。是打字员名字的首字母缩写,可用小写,也可用大写。
附件在经办人代号以下两行。写信人可标示出一个或多个信中所提到的附件。经常使用的形式有: Enclosure , Enclosures ,Encl. ,Enc. 等。
抄送在附件以下两行。抄送有明、暗两种方式。明示的标记为cc ,后面加上收件人或公司的名字,可打印在原件和复印件上。暗示的标记为bcc ,后加收件人或公司的名字,只打印在复印件上,并且只有写信人和收信人知道。
附言在抄送以下两行。如写信人想增加些信中忘记提到的内容,可用此方式,但应尽量避免使用。因为它可能会给人一种错觉,即在写信前,你未能很好地安排你的信件。这可能会影响到你的信誉。
在上述十三部分内容中,前七部分是每一封商务英语信件所必需包含的内容,而后几部分则是可有可无的。
总之,当你书写商务英语书信的时候,必须谨记:选定一种格式,坚持使用,不能变来变去;结构中的内容要安排合理得当,所必需的七部分内容一个都不能少。布局好的信件是双方交易的好的开始。一封布局优雅、端庄匀称的信件,会留给人一种良好的印象,促进双方的进一步往来,直至交易的达成。
祝颂语是表示致敬或祝贺一类的话,如“此致”、“祝”等。它可以紧接着正文写,也可以独占一行,空两格写。另外,在写与“此致”和“祝”相配套的“敬礼”、“健康”一类表示祝愿的话语时,一般要另起一行顶格写。
亲爱的爸爸、妈妈:
您们好!
人们都说:“家是温馨的港湾,家是幸福的摇篮,家还是遮风挡雨的避风港。”我们一家三口就生活在这幸福的港湾里。
爸爸、妈妈,这么多年来,这个家记录了我们生活中的点点滴滴,这个家也经历了风风雨雨,品尝了生活的酸甜苦辣,感受了人间的喜怒哀乐。有许多感人的事情从我们身旁走过,有许多暖流向我们心田流入。在这个幸福的港湾里有充满欢乐的时光,也有令人难以忘怀的伤感。
记得我九岁那年春天的一个寂静的夜晚,在这个温馨的港湾里发生的那一幕,那一夜给我留下太多的伤感。妈妈,您还记得吗?那晚您单位有应酬,夜已深了您还没有回来,爸爸心急火燎,既当心又生气,在屋子里走来走去,看到爸爸您那焦急万分的样子,我更是忐忑不安。“叮铃铃”,一阵电话声响起,顿时打破了夜晚的寂静,爸爸迫不及待的拿起电话,提高嗓门对妈妈谩骂了一阵,抛下“你再不回来你就不要回来了”的警告,“砰”的一声把电话挂了。
我被爸爸这一突然的举动惊呆了,不知过了多久才恍过神来,只见爸爸您坐立不安,我更是心急如焚,心里在呼唤:“妈妈您快回来吧,快回来吧……”,这时妈妈您又来了一个电话,爸爸您用不容分说的口吻说道:“这么多年了,你怎么那么多的应酬,我都不耐烦,咱们索性好合好散。”接着又是“砰”的一声把电话挂了。
此情此景我的心像打破五味瓶似的,感觉特别不是滋味,本来心就像十五个吊桶——七上八下,我的心既像被火烤过,又像被凉水冲过,眼泪像断了线的珍珠一样簌簌的直流。生龙活虎的我,一下变得无精打采。爸爸、妈妈您们一定不知道我是怎样度过了这个彻夜难眠的夜。
这件事给我那幼小的心灵蒙上了一层阴影,使我幼小的心灵受到了创伤。我多么喝望一个“创可贴”,抚慰我心中的伤口,而这创可贴要来自您们――爸爸、妈妈的爱和家的温暖。
俗话说的好“夫妻床头吵架床尾合”、“天上下雨地上流,夫妻吵架不记仇”。几天后您们和好了,我当时有多高兴,您们知道吗?一个非正式的家庭会议召开了,知道礼亏的妈妈您先开了口“我们经历了那么多的磨难,这个美好的家是我们共同创造出的,我们不要舍弃?爸爸也愧疚地说:“我也是太急,不该说那有伤感情的话。”听了您们的一番话我心里像吃了蜜似的,这一夜我睡得可香不做了一个美梦。
有人说:“夫妻吵架殃及孩子。”爸爸妈妈您们一定是知道的,我深深知道生活中您们有时还是有不同意见的,但您们为了这个家都能将矛盾化解,打那以后再也没有看到您们吵架了。我们却更加珍惜这个家的点点滴滴,用爱呵护这个家,让我们彼此都感受到家的温暖。
亲爱的爸爸,妈妈,我们共同来珍惜这个家吧!不要让痛苦成为回忆,不要让我们的家太孤单,因这我爱我家,我更爱爸爸妈妈!这些话已憋在我心中多时,心里堵得慌,今天一吐为快。
祝:爸妈身体健康!
您们的女儿:XX
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