书信结构:称呼、启词、正文、过渡句、祝颂词、署名、日期这七部分组成。
1、称呼【亲爱的XXX、敬爱的XXX】
2、启词【您好】
3、正文【你对XXX要说的话】
4、过渡句【特此说明、特此致歉等】
5、祝颂词【祝你万事如意、祝你学习天天向上等】
6、署名【自己的全名】
7、日期【XXXX年X月X日】
①称呼:顶格,有的还可以加上一定的限定、修饰词,如亲爱的等。
②问候语:如写“你好”、“近来身体是否安康”等,可以接正文。(不过很少。)
③正文。这是信的主体,可以分为若干段来书写。
④祝颂语。以最一般的“此致”、“敬礼”为例。“此致”可以有两种正确的位置来进行书写,一是紧接着主体正文之后,不另起段,不加标点;二是在正文之下另起一行空两格书写。“敬礼”写在“此致”的下一行,顶格书写。后应该加上一个惊叹号,以表示祝颂的诚意和强度。
称呼和祝颂语后半部分的顶格,是对收信人的一种尊重。是古代书信“抬头”传统的延续。古人书信为竖写,行文涉及对方收信人姓名或称呼,为了表示尊重,不论书写到何处,都要把对方的姓名或称呼提到下一行的顶头书写。它的基本做法,为现代书信所吸收。
⑤署名和日期。写信人的姓名或名字,写在祝颂语下方空一至二行的右侧。最好还要在写信人姓名之前写上与收信人的关系,如儿×××、父×××、你的朋友×××等。在下一行写日期。
如果忘了写某事,则可以在日期下空一行、再空两格写上“又附”,再另起一行书写未尽事情。
书信历史悠久,其格式也几经变化。今天,按通行的习惯,书信格式主要包括五个部分:称呼、正文、结尾、署名和日期。
正文通常以问候语开头。问候是一种文明礼貌行为,也是对收信人的一种礼节,体现写信人对收信人的关心。问候语最常见的是“您好!”“近好!”依时令节气不同,也常有所变化,如“新年好!”“春节愉快!”问候语写在称呼下一行,前面空两格,常自成一段。
问候语之后,常有几句启始语。如“久未见面,别来无恙。”“近来一切可好?”“久未通信,甚念!”之类。问候语要注意简洁、得体。
接下来便是正文的主要部分——主体文,即写信人要说的话。它可以是禀启、复答、劝谕、抒怀、辞谢、致贺、请托、慰唁,也可以是叙情说理、辩驳论证等。这一部分,动笔之前,就应该成竹在胸,明白写信的主旨,做到有条有理、层次分明。若是信中同时要谈几件事,更要注意主次分明,有头有尾,详略得当,最好是一件事一段落,不要混为一谈。
结尾
正文写完后,都要写上表示敬意、祝愿或勉励的话,作为书信的结尾。习惯上,它被称做祝颂语或致敬语,这是对收信人的一种礼貌。祝愿的话可因人、因具体情况选用适当的词,不要乱用。(可参见下节《常用书信用语》的“祝颂语”。)
结尾的习惯写法有两种:
(1)在正文写完之后,转一行空两格写“此致”,再换一行写“敬礼”。
(2)不写“此致”,只是另起一行空两格写“敬礼”、“安好”、“健康”、“平安”等词。
(3)也可以写“平平安安”“天天开心”等词语。
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