我国实行对外开放以来,对外贸易得到迅速发展。WTO的成功加入,使我国的对外贸易事业有了突破和发展。作为对外贸易中的一种基本的通讯联络方式,商务英语书信也得到广泛应用。对于外贸专业的学生以及从事对外贸易的工作者来说,熟练掌握商务英语书信的格式与结构并加以应用,是不可或缺的一项技能。
商务英语书信有自己独特的格式与结构。虽然现在的人们喜欢标新立异,喜欢以一种更随意、更友好的方式进行交往,但是,为了避免寄信方和收信方之间由于格式、结构的不统一而引起的混乱,以及由此而带来的查找不便、使双方花费不必要的时间,所以,最安全、最有效的方法就是遵循国际上常用的、约定俗成的格式与结构。一旦选定一种格式与结构,最好是坚持使用,不能想改就改,想换就换,否则就会给对方一种不稳定、不踏实的感觉,会引起一些意想不到的麻烦,有可能最后导致交易的失败。
一般来说,现在使用的商务英语书信的格式主要有两种:传统的缩头式(the conventionalindented form 和现代的齐头式(the modern blocked form 。
根据英国传统做法,缩头式要在信文每一段缩进五或六个字母的空间,有时可能会缩进更多。现在,齐头式在商务英语书信中使用得非常普遍。它的突出特点就是所有信的内容都从信纸的左边开始,段落与段落之间要比缩头式多空出两到三行,以便于区分。这种格式被称作齐头式(the fullblocked form 。但是,有时把日期放在信纸的左边会给查找带来不便,所以,人们使用了一种改良的齐头式(the modifiedblocked form ,即把日期放在右边,而把其他内容放在左边。
一般来说,我们通常使用单行距来布局一封信,这会使我们所写的信有一种紧凑感,但有些人在写短信的时候,更喜欢用双行距。
根据个人或公司的喜好,可以选择使用齐头式或缩头式。但不论选择哪一种格式,一般商务英语书信的结构都包括以下几部分内容:
(1 信头(the letter - head
(2 案号和日期(the reference and date
(3 封内名称和地址(the inside name and address
(4 开头称呼语(the salutation
(5 信文(the message or the body of the letter
(6 结尾敬语(the complimentary close
(7 写信人签名或签署(the writer’s signature and designation
(8 注意事项(the attention line
(9 事由、标题(the subject line
(10 经办人代号(the reference notation
(11 附件(the enclosure
(12 抄送(the carbon copy notation
(13 附言(the postscript
在商务英语书信中,上述每一部分内容都有自己固定的位置,包含自己独特的内容,它们是不能随意互换的。
信头所包含的是写信人的基本情况,包括他的姓名、地址、电话号码、电传号码以及传真号码甚至E - mail 地址。信头在信纸的最上方,有的公司把信头直接印在所使用的信纸上。质量优良的信纸以及一个整洁、匀称的信头,可以展示一个公司的风采,增强公司的信誉。
案号是写信时所给的、以便查询的字母或数字。经常以“Our ref”和“Your ref”来区分。它的位置一般是在信头的右边。而日期在信头以下三行或四行,不管是齐头式还是缩头式,一般把日期放在右端,这可起到行尾的作用,使信看上去更整齐。在商务英语书信中,日期一定要写全,不能用数字的形式,因为美国和英国的日期标示法是不同的。英国的日期标示法是“24thMarch. 2002”, 而美国的日期标示法则是“March24 ,2002”。月、日的后面用逗号,年份后面不用标点。
封内名称和地址即收信人的名称和地址,要放在信纸的左上方,在日期以下三行或更多行,这可根据信的长短来定。
封内名称和地址要用齐头式,紧靠信纸的左边,这样会使信看上去整齐。
开头称呼语是写信人开始信文的礼貌用语,一般商务英语书信中多用Dear Sir , Dear Sirs 或Gentlemen ,并且独立成行,在封内名称和地址以下三行。在Dear Sir 或Dear Sirs 后面用逗号,而在Gentlemen 后面用冒号。
信文是实质性的内容,信文的书写要求是简洁、清晰、礼貌;语法正确,切中要点;段落划分明确,每段集中于一个话题;打印准确,布局要有艺术性,使你的信件看上去赏心悦目。尤其注意页边空栏,它是信文的框架。信文多用单行距,有些短信可用双行距。
结尾敬语是信件结束时的一种礼貌用语。它只是一种礼貌用语,在信中没有实际意义,传统使之成为必须,并已成为习惯,所以一直沿用至今。传统的结尾敬语有: Yours faithfully , Yours truly(多用于美国 等,也有人用倒装的Faithfullyyours , Truly yours 等。结尾敬语必须和信文紧连一起,不能分开,更不能把它单独放到另一页。如遇此种情况,则信件必须重新安排、打印。
签署是写信人或其所代表公司的名称或标记。公司名称可以打印,而主管人签名则必须是手写,两者都不可用印章代替。这部分在结尾敬语以下三行,大约留出五行或更多的空间。
注意事项的习惯用语是:For the attention of 或简单的Attention ,下面一般要加上横线。当信件是写给特定的人或主办部门时,则用此用语。它在开头称呼语以上两行。除齐头式外,可放在信文以上中间。
事由或标题在开头称呼语以下两行,下加横线,除齐头式外,一般放在信文以上中间。经常是用一词或简单的几个词来表示信文的.主题,让收信人先对所谈内容有所了解。
经办人代号在签署以下两行。是打字员名字的首字母缩写,可用小写,也可用大写。
附件在经办人代号以下两行。写信人可标示出一个或多个信中所提到的附件。经常使用的形式有: Enclosure , Enclosures ,Encl. ,Enc. 等。
抄送在附件以下两行。抄送有明、暗两种方式。明示的标记为cc ,后面加上收件人或公司的名字,可打印在原件和复印件上。暗示的标记为bcc ,后加收件人或公司的名字,只打印在复印件上,并且只有写信人和收信人知道。
附言在抄送以下两行。如写信人想增加些信中忘记提到的内容,可用此方式,但应尽量避免使用。因为它可能会给人一种错觉,即在写信前,你未能很好地安排你的信件。这可能会影响到你的信誉。
在上述十三部分内容中,前七部分是每一封商务英语信件所必需包含的内容,而后几部分则是可有可无的。
总之,当你书写商务英语书信的时候,必须谨记:选定一种格式,坚持使用,不能变来变去;结构中的内容要安排合理得当,所必需的七部分内容一个都不能少。布局好的信件是双方交易的好的开始。一封布局优雅、端庄匀称的信件,会留给人一种良好的印象,促进双方的进一步往来,直至交易的达成。
临近考试了,不少同学开始感觉到了一些压力。但是我们如果能够学会适当的调节自己的心理压力,把压力转化成为动力,那么将更有助于我们过好这一关,取得理想的成绩。
首先,合理安排作息时间,科学用脑。充分有效地复习功课是考试成功的前提、基础。抓紧时间、全力以赴是必要的,但必须合理安排作息时间,必须有计划地进行复习,做到忙而不乱,紧张有序,才会取得良好的复习效果。
我们先要克服焦虑情绪,保持良好的心理状态。大家知道,复习好才能考得好。如果复习期间心神不定、焦虑不安,或者满不在乎,存有侥幸心理,就无法做到认真复习。应采取积极的态度加以调节;也可找自己信得过的同学和教师谈心,排解不良的心态。同时还要注意劳逸结合和饮食卫生,预防疾病,防止安全事故。
7:35分,电视终于开始了。主持人穿着整齐,文质彬彬,在讲台上不紧不慢的讲了起来:1:考试的前一天一定要放松,不要搞所谓的“临阵磨枪,不利也光。”2:考试之前一定要准备好考场要用的所有物品,不要到用时手忙脚乱才发现没有带,那是要吃大亏的,另外还会影响到下面的考试。3:考试之前一定要熟悉考试的环境。4:考试时一定要认真审题、做完后一定要认真检查。5:考试后不要和别人对答案,要相信自己,以免影响下一科目考试。6:关于学习方法,我认为每个人有每个人的方法,但是我们还要学习好的行之有效的学习方法,使我们掌握好的属于自己的学习方法。
总之,我们会好好学习,争取在老师的谆谆教诲下使我们茁壮成长,拥有一个阳光、快乐的童年!
亲爱的徐杰同学:
你好!
我可是你的老朋友了,不知道你还记不记得我呢?自从我回到老家之后,我就十分想念你,非常希望继续和你做朋友。
现在的我可不再是七、八岁时的小妹妹了,而是十一岁的大姑娘。在学校里也是顶尖的语文写作高手。我还告诉你一个好肖息,我们家今年还增添了一位新成员,他就是我可爱的小弟弟——徐嵬嘉。
现在的我,非常喜欢写作。我还是个超级阅读迷,对历史和哲学更是情有独钟。想让我开心起来其实并不难,只要看一会儿书或练一会儿字就会让我心情舒畅。不过,最高兴的事还是我曾获得过全国“智乐优”杯全国小学生创新作文大赛的一等奖。如果说阅读是放松神经的方式的话,那么写作就是我抒发情感的桥梁。
我期待着你的回信,我也想知道你喜欢什么,你的梦想是什么?我更想知道你的偶像是谁?你对未来有哪些憧憬。顺便告诉你,我的梦想是将来周游全世界。如果你嫌回信太麻烦,我们俩也可以在QQ上交流。我的网名是橙子,因为我喜欢魏晨哦,哈哈……
如果,你来到了我的家乡。一定要记得来找我哟!我能当你的小导游哦!
祝:学习进步,天天向上。
你的老朋友:徐浠津
亲爱的同学们:
前段时间,有一个新的词汇出现在电视媒体之前——“光盘行动”!“有一种节约叫光盘,有一种公益叫光盘,有一种习惯叫光盘。所谓光盘,就是吃光盘子里的东西。”
当前社会,餐桌上浪费的`粮食数量巨大,“舌尖上的浪费”触目惊心,身边的浪费比比皆是。据调查,仅我国13亿人口在餐桌上浪费的粮食一年高达2000亿元,被倒掉的食物相当于2亿多人一年的口粮。有关数据显示,我国每年浪费食物总量折合粮食约500亿公斤,接近全国粮食总产量的十分之一。与此同时,饥饿却仍是人类的头号***手,全球平均每年有1千万人因饥饿丧生,每6秒就有1名儿童因饥饿而死亡。
看到这些数据,有没有让你们为之震撼?想想自己,或许在倒掉饭菜的那一刻你的心里觉得浪费一点点粮食根本就算不上什么,可是,当你看到那垃圾桶倒满饭菜的时候,难道你真的一点也不觉得可惜吗?浪费是一种不尊重自然和他人劳动果实的可耻行为!在此,我提倡你们也是我们这个家庭做到以下几点:
1.珍惜粮食,适量订餐,杜绝剩餐,减少一切浪费。
2.不攀比,以节约为荣,以浪费为耻。
3.吃饭时吃多少、盛多少,不扔剩饭剩菜。
4.提醒身边的同事和朋友,积极制止浪费粮食的现象。
5.做节约宣传员,向亲朋好友宣传节约粮食。
6.积极参加文明餐桌行动,营造节俭用餐的良好风气。
同学们,让我们加入“光盘行动”吧!让我们这个小班级融入到“光盘族”这个大家族吧!杜绝浪费,向“舌尖上的浪费”说“NO”!跟着我一起做光盘行动吧!
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