书信结构:称呼、启词、正文、过渡句、祝颂词、署名、日期这七部分组成。
1、称呼【亲爱的XXX、敬爱的XXX】
2、启词【您好】
3、正文【你对XXX要说的话】
4、过渡句【特此说明、特此致歉等】
5、祝颂词【祝你万事如意、祝你学习天天向上等】
6、署名【自己的全名】
7、日期【XXXX年X月X日】
也称“起首语”,是对收信人的称呼。
称呼要在信纸第一行顶格写起,后加“:”,冒号后不再写字。称呼和署名要对应,明确自己和收信人的关系。(具体可参见第四编《应酬称谓》)称呼可用姓名、称谓,还可加修饰语或直接用修饰语作称呼。这里简要说明几条细则:
(1)给长辈的信。若是近亲,就只写称谓,不写名字,如“爸”、“妈”、“哥”、“嫂”等;亲戚关系的,就写关系的称谓,如“姨妈”、“姑妈”等。对非近亲的长辈,可在称谓前加名或姓,如“赵阿姨”、“黄叔叔”等。
(2)给平辈的信。夫妻或恋爱关系,可直接用对方名字,爱称加修饰语或直接用修饰语,如“丽”、“敏华”、“亲爱的”等;同学、同乡、同事、朋友的信,可直接用名字、昵称或加上“同学”、“同志”,如“瑞生”、“老纪”、“小邹”、“三毛”等。
(3)给晚辈的信。一般直接写名字,如“乐毅”、“君平”、“阿明”等;也可在名字后加上辈分称谓,如“李花侄女”等;亦可直接用称谓作称呼,如“孙女”、“儿子”等。
(4)给师长的信,通常只写其姓或其名,再加“老师”二字,如“段老师”、“周师傅”、“宏海老师”等。对于十分熟悉的师长,也可单称“老师”、“师傅”。假如连名带姓,在信首直称“孙松平老师”、“王达夫师傅”,就显得不大自然且欠恭敬。对于学有专长、德高望重的师长,往往在姓后加一“老”字,以示尊重,如“戴老”、“周老”,亦可在姓名后加“先生”二字。为郑重起见,也有以职务相称的,如“董教授”、“陈大夫”、“佟工程师”等。
(5)给一个单位或几个人的信,又不指定姓名的,可写“同志们”、“诸位先生”、“XX等同志”等。给机关团体的'信,可直接写机关团体名称。如“XX委员会”、“XX公司”。致机关团体***的信,可直接用姓名,加上“同志”、“先生”或职务作称呼,亦可直接在机关团体称呼之后加上“领导同志”、“负责同志”、“总经理”、“厂长”等。
如果信是同时写给两个人的,两个称呼应上下并排在一起,也可一前一后,尊长者在前。
上述五种场合,有时还可按特殊对象,视情况加上“尊敬的”、“敬爱的”、“亲爱的”等形容词,以表示敬重或亲密之情。当然,这要用得适宜,如对好友称“尊敬的”,反而显得见外,对无特殊关系的年轻女性贸然称呼“亲爱的”,那就有失检点了。
在书信最后一行,署上写信人的姓名。署名应写在正文结尾后的右方空半行的地方。
如果是写给的亲属、朋友,可加上自己的称呼,如儿、弟、兄、侄等,后边写名字,不必写姓。
如果是写给组织的信,一定要把姓与名全部写上。
而在署名之后,有时还视情加上“恭呈”、“谨上”、“敬上”等,以示尊敬。上述自称,都要和信首的称谓相互吻合。
书信,日常生活中广泛应用的一种文体。它是一种特殊的实用文体。长期以来,它形成了自己独有的固定的书写格式:一般包括称呼、正文、结尾、署名、日期五部分。
称呼:第一行顶格写收信人的名字称呼(或只写称呼),有时还要加上“敬爱的、亲爱的”等词,表示对收信人的亲热和尊敬;接着加个冒号,表示下面的话是对他说的。
正文:另起一行空两格开始正文,也是书信的内容。正文部分通常先写问候的话。问候是一种礼节,问候语很多,有节日的问候,如“新年好”“春节快乐”等;有季节性的问候,如“夏安”“冬安”等。也有开头问候身体健康,工作和学习情况的,如“近来身体可好”“近来的学习好吗?”等等。问候语可以独立成为一个段落。
正文是书信的主体部分,是写信的目的之所在,写信人要说的话,要办的事都写在这里。正文的内容在问候语下一行空两格写起,转行时要顶格写起。如果要说的话,要办的事多,应该分段写,每段写一件事,写完一件事,再写另外一件事。每段开头都要空两格写起。
结尾:正文写完后,要写上表示祝愿、尊敬或勉励的话,也叫致敬语。致敬语要根据对象不同而不同。如果写给长辈,可以写“敬祝健康”等;如果写给平辈,可以写“祝学习进步!”等。而“此致敬礼”是比较通用的,适合一般人的结束语。结尾的“此致”“祝”等可以紧接正文写,也可以独占一行,空两格写。“敬礼”“健康”等祝愿之情,要另起一行顶格写。
署名:写在正文结尾后的右下方。可以根据信纸剩下的多少,决定署名与致敬语的距离。署名时根据与收信人关系的亲疏,可带姓,可不带姓。习惯上,还按与收信人的关系,在名字前面加上“孙”、“弟”“老朋友”等称谓写在名字的左上角,字体小一点。
日期:一般写在署名的下边。日期最好是把年月日都写出来,便于收信人了解写信时间。
(1)称呼。把对收信人的称呼写在第一行,顶格。后面加上冒号,表示下面有话要说。怎样称呼,要根据写信人和收信人的关系而定,一般说,当面怎样称呼,信上就怎样称呼。有时可以在称呼前面加敬爱的亲爱的这样的词语。
(2)正文。这是信的主要部分。写信人要说的话,都写在这部分。正文的开头空两格,通常是先写问候的话,如,您好!你身体好吗?如果写的是回信,可以写×月×日的来信已收到等内容。如果来信中提出一些问题或要求代办的事,可以先把问题回答清楚,或者把代办事情的结果告诉对方,然后再写自己想说的话。如果说的事情多,就应该分段写,写完一件,再写一件。每段起行空两格,转行顶格。
(3)结尾。正文完了,结尾应写上致敬或祝福的话,如,此致敬礼祝你健康。结尾的写法,根据对象而定。如果给长辈写信,可以写敬祝近安敬祝健康;如果给平辈写信,可以写祝你健康祝你工作顺利;如果给晚辈写信,可以写祝你进步望你努力学习。其中,此致祝你等字眼,应紧接正文之后,或单独占一行,空两格写;敬礼健康工作顺利等字眼,要另起一行顶格写。
(4)署名。结尾写完后,在信的右下方写上写信人的名字。可以带姓,也可以不带姓(熟悉的人可以不写姓)。有时可以在名字前面加上称谓,如弟、儿、侄、妹。如果加称谓,一般不带姓。如果是给单位或组织写信,姓名要写齐全。
(5)日期。日期可以写在署名的后面,也可以另起一行写。
如果在信里问候别人,一般在署名和日期之后,另起一行,写上请代向××问好!××并此问好!
如果信已经写好,但是还有一些话没有说完,可以写在信的后面。先写一个附字,后面加上冒号,写完补充的话以后,再加上又及二字,又及后面加句号。
信封的格式:
(1)在信封的第一行写收信人的地址。字迹要工整,地名要详细。写地名要由省、市、县,一直写到区、街和门牌号码。如果是给农村写信,还要写上乡名和村名。信封的左上角画着六个方格,应在里面填上收信人的邮政编码。
(2)在信封的第二行中间写收信人的姓名。可以根据收信人的身份,在名字后面写同志收或先生(女士)收等,此处应避免写称谓,如,不宜写爷爷收。
(3)在信封的第三行写上寄信人的地址和姓名。信封的右下角有六个小方格,应在这里填上寄信人的邮政编码。信件万一出现投递困难的情况,邮局可以凭借这些信息,迅速地把信退还给寄信人。
(4)信封正面距右边55毫米至160毫米、距底边20毫米以下的区域是条码打印区,不要在这个区域里写字或署名,以免影响投递。
(5)信封上的字不能用铅笔写,以防模糊不清;更不能用红笔写,因为这是不礼貌的行为。
(6)托人转交的信,在信封上要写面交烦交等字样,在信封第三行的后半行上,写×××托或×××拜托就可以了。
书信要用黑毛笔、或蓝色水笔、圆珠笔、钢笔写。不能用铅笔,以防模糊不清。也不能用红笔写,这会让对方以为是绝交信。信纸要用专门信纸或稿纸。
(1)称呼、问候用语及信中语气、措词要符合写信人的身份。
(2)要考虑收信人的文化水平及经历,使收信人看得懂信。
(3)要抓住重点,力求写得充实、圆满、简短。
首先,要写得清楚明白,使对方一看就懂。写信是单方面谈话,不像当面拉家常那样,对方听不懂时,还可以解释说明,直至弄懂为止。因此,写信时,要告诉对方什么事情,要求对方办什么事情,或者回答对方什么问题,都要写得清楚明白,一目了然。要做到这一点,其实并不难。这就是:仍照日常说话一样,话怎么说,信就怎么写,朴实无华,本色本香。如果装模作样,堆炮辞藻,反而会显得不亲切,不诚恳,影响双方感情的交流;甚或因咬文嚼字,弄巧成拙,闹出笑话。
其次,要写得简洁利索,使对方一看就能抓住要领。本来么,书信的目的是最为明确的,或是相互问好,或是交流思想,或是传递信息,或是研讨问题,或是有事相托,等等。写信时,若不兜圈子,不说车轱辘话,而是开门见山,直抒胸臆,自然就会收到句无虚发,经济明快的效果。而且这种书信,自己写起来,一定是得心应手;对方一看也准能心领神会。如果信的内容,涉及面广,谈的问题也较多,像交流思想、研讨问题等,那么就要和写文章一样,动笔之前,要想好先写什么,后写什么,并做出通篇的安排与布局,切不可语无伦次,信笔写来。
再次,要写得优美得体,使对方一看就深感真挚可亲。书信多是亲朋或同志之间的谈话。因此,书信的语言除简洁利索之外,还要注意道德风尚,讲究文明礼貌,能够通过书信的往来,反映出我国人民的精神面貌和整个社会风貌来。这就要求我们在写信时所用的语言、语气要视不同对象、用途和内容而异。就对象而言,对长辈要谦恭,对平辈要尊重,对晚辈也要避免用教训的口吻,即使对犯有错误的人,也只能以理服人,而不能盛气凌人,更不能出口伤人。就内容而言,表示问候,要亲切热情;报喜祝贺,要热烈欢快;研讨问题,要心平气和;请教求助,要谦虚诚恳;规劝教育,要以心换心,喻之以理,等等。同时,还要注意称呼、问候和致敬语的选用。
最后,还想谈谈写字的问题。字是书信这一特殊交际工具的辅助性的工具。字写得正确工整与否,必直接关系到这封信能否发挥其交际效能。写信应该用行书,也可以用楷书,一般情况下不提倡用草书,更不应该龙飞凤舞,笔走龙蛇,潦草得叫人辨认不出是什么字来,以致耽误了事情。我国有个优良传统,给别人写信,特别是给长辈写信,必须每个字都写得端端正正,工工整整,否则不够礼貌。有时写得匆忙,字写得不够规矩,还要在最后写上一句:“草草不恭。敬希原宥!”我们应该继承并发扬这一优良传统。
另外,不少的书信,往往是一气呵成。这就很有必要在写完之后,逐字逐句地再检查一遍,看是否由于遗字掉句,或由于写了错别字,而使语意有不够清楚的地方。
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